Molti fraintendimenti che circondano una nuova tecnologia possono derivare dalla mancanza di una chiara comprensione di come la precedente generazione di tecnologia effettivamente funzioni. Questo è il caso dei sistemi di gestione alberghiera (PMS = Property Management System) basati su Cloud e dei loro predecessori, i PMS installati localmente.
Esaminiamo alcuni dei dubbi che hanno gli albergatori pensando di affrontare questo cambiamento:
Cosa succede se la connessione Internet cade?
Questa è la prima preoccupazione associata ai servizi basati su Internet. Ma in realtà Internet è uno dei servizi più affidabili, anche se perdi l’accesso attraverso le tua linea puoi comunque utilizzare un dispositivo mobile con 3G o 4G. In un certo senso, confrontare il cloud e un software installato in locale assomiglia al confronto tra telefoni fissi e cellulari. Entrambi oggettivamente svolgono il loro lavoro, ma uno offre infinitamente più flessibilità, insieme a una miriade di soluzioni e servizi utili.
Al fine di capire meglio perché il PMS Cloud è una soluzione vantaggiosa, in primo luogo esaminiamo i problemi che affliggono i PMS installati:
Sicurezza
Un PMS su un computer locale mette a rischio le informazioni. Gli hacker sfruttano il fatto che spesso gli hotel trattano con poca o nessuna sicurezza ai dati dei loro ospiti, rendendoli obiettivi desiderabili. Questo problema ha reso molti ospiti cauti nel comunicare i dati della carta di credito, rendendo più difficili le vendite dirette, cosa che causa perdita di ricavi.
Affidabilità e Costo
Il server locale richiede manutenzione e supporto regolari, che se non fatti espongono al rischio di perdere tutti i dati. Ciò significa che è necessario dedicare una persona al sistema informativo, ma concentrare tutto su una sola persona è rischioso, se all’improvviso dovesse lasciare l’impiego; è prudente affiancargli almeno parzialmente un aiutante meno esperto, cosa che aumenta il costo di mantenere un database locale.
Integrazione
… o la sua mancanza. I sistemi di gestione della proprietà basati su cloud si concentrano sulla creazione di una rete di soluzioni integrate che condividono i dati raccolti tra di loro. Considera questo: crei un account per un ospite e raccogli informazioni sui suoi pagamenti e le specifiche del suo soggiorno, che vengono immediatamente condivise con tutti i tuoi altri alberghi. Se l’ospite è soddisfatto del servizio che ha ricevuto, può scegliere di tornare nuovamente da te, ma questa volta in un hotel diverso. Al suo arrivo, anche se non è mai stato lì prima d’ora, il tuo personale saprà già cosa aspettarsi, come soddisfarli e, naturalmente, cosa proporgli.
Un cloud è veramente più sicuro dell’utilizzo di un server locale?
Sì. I sistemi di gestione della proprietà basati su cloud sono ospitati in alcuni dei migliori data center del mondo, il che significa che le tue informazioni sono più sicure che mai. Inoltre, i sistemi basati su cloud soddisfano i requisiti di sicurezza delle carte di credito e allo stesso tempo le banche si stanno rapidamente allontanando dal trattare con aziende che non soddisfano gli standard PCI.
In parole povere, con la tecnologia che diventa una parte sempre più importante nella vita di tutti i giorni, la sicurezza delle informazioni è diventata una preoccupazione crescente nella mente di tutti, motivo per cui anche i grandi istituti finanziari preferiscono evitare di dare sostegno ad un’azienda piuttosto che rischiare una violazione dei dati. E con un numero maggiore di banche che insistono su aziende che soddisfano gli standard PCI, potresti considerare la possibilità che un giorno i tuoi ospiti non potranno pagare con la loro carta di credito nel tuo hotel. Un sistema di gestione delle proprietà basato su cloud aggiornato non presenta questo problema.
Cosa succede ai dati se interrompi il servizio?
Puoi scegliere di consentire l’esportazione dei tuoi dati più preziosi come elenchi di società, statistiche di prenotazione e così via. Puoi anche negoziare un accordo che ti consenta di conservare una copia di sola lettura di tutte le informazioni del tuo account, anche dopo aver interrotto il servizio.
Per riassumere i confronti:
PMS locale
Elevati investimenti in manutenzione e procedure specializzate in localizzazione, hardware e sicurezza della rete.
I tuoi dati sono di tua proprietà. Finchè non c’è un crollo o un’intrusione.
PMS Cloud
Nessun investimento. La sicurezza dei dati è garantita dai professionisti migliori del mondo.
L’accesso ai dati è facilmente negoziabile anche dopo l’interruzione del servizio.
PMS Cloud è all’altezza del compito?
I sistemi di gestione della proprietà basati su cloud offrono soluzioni costruite esclusivamente per soddisfare le esigenze dei moderni albergatori. Sono intuitivi e facili da usare, rendendo la formazione del personale un gioco da ragazzi. Offrono soluzioni come un channel manager integrato che consente al personale di gestire le schede del tuo hotel su tutti i canali di distribuzione dalla stessa piattaforma.
Lo stesso PMS può anche includere una soluzione di motore di prenotazione diretta che ti consentirebbe sia di aumentare le entrate per camera evitando i costi delle OTA sia di aumentare le revenue sui servizi aggiuntivi. Ciò si ottiene incoraggiando gli ospiti a scaricare l'app self-service dell’hotel, una soluzione che possono utilizzare per selezionare i servizi aggiuntivi offerti che vorrebbero utilizzare durante il loro soggiorno. L'app contiene anche un resoconto, che consente all'ospite di tenere traccia degli acquisti effettuati. Esistono soluzioni che soddisfano ogni aspetto del tuo servizio e puoi scegliere quali ti potrebbero servire al meglio.
PMS Cloud è conveniente?
Esistono piattaforme basate su Cloud, come Clock PMS Suite, in cui le commissioni iniziali vengono gestite dall'azienda. Ma ciò su cui dovresti concentrarti sono i costi risparmiati:
Non è necessario disporre di personale IT specializzato;
Nessun server e quindi nessun costo di amministrazione
L’utilizzo di un’unica piattaforma consente di risparmiare sia sul servizio che sul tempo che il personale impiega per le attività quotidiane, poiché i sistemi integrati aumentano l’efficienza delle attività nel suo complesso.
Passare da qualcosa di familiare a qualcosa di nuovo e sconosciuto può essere una sfida, quindi chiedi ai membri dello staff più esperti di tecnologia di studiare il Cloud PMS durante il periodo di prova (le prove sono spesso gratuite) e discuti con loro le loro impressioni. Saranno d’accordo su ciò che questo articolo ha sempre cercato di dire: c’è molto su cui puoi trarre vantaggio da un tale sistema basta provarlo.